Fm logistic

La logique des transports urbain

ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ SPOLEČNOSTI FM ČESKÁ, s.r.o.

Tyto zásady ochrany osobních údajů (dále jako „Zásady") obsahují informace o zpracovávání Vašich osobních údajů v postavení osob mimo společnost správce (t. j. pokud nejste zaměstnancem nebo členem orgánu společnosti), kterým je společnost FM ČESKÁ, s.r.o., Ke Špejcharu 351, 252 67 Tuchoměřice, Praha západ, IČ: 62969072, spisová značka: C 44993 vedená u Městského soudu v Praze (dále jen „Správce“).

Informace o zpracování osobních údajů subjektům údajů, které vstupují do areálu společnosti Správce (jako osobní návštěva nebo návštěva s motorovým vozidlem, kterou vykonávají zástupci a zaměstnanci obchodních partnerů Správce nebo jiní návštěvníci areálu společnosti), jsou zveřejněny i na vrátnici společnosti Správce.

Správce postupuje při zpracování osobních údajů v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob při zpracovávání osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, kterým se zrušuje směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobiných údajů) (dále jen „Nařízení“), zákonem č. 110/2019 Sb. o zpracování osobních údajů v platném znění a s ostatními předpisy o ochraně osobních údajů (zejména Správce osobní údaje zpracovává pouze pro odůvodněné účely, po omezenou dobu a s využitím maximální možné míry zabezpečení, k čemuž Správce přijal příslušní interní dokumentaci, včetně bezpečnostních opatření).

Prostřednictvím těchto Zásad Vám Správce poskytuje informace o tom, proč jsou Vaše osobní údaje zpracovávané, jakým způsobem jsou zpracovávány, jaká je jejich doba uložení, jaké jsou Vaše práva v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů a další relevantní informace o zpracovávání Vašich osobních údajů. Prostřednictvím těchto Zásad si Správce plní informační povinnost vůči všem subjektům údajů tak v případě, že Správce získal osobní údaje přímo od Vás jako i v případě, že získal Vaše osobní údaje z jiného zdroje.

 

Kontaktní údaje Správce

Správce a jeho pověřence pro ochranu osobních údajů můžete kontaktovat ve věcech týkajících zpracování a ochrany osobních údajů na adrese FM ČESKÁ, s.r.o., Ke Špejcharu 351, 252 67 Tuchoměřice, Praha západ nebo e-mailem: dpo-cz@fmlogistic.com.

1.          Z JAKÉHO ZDROJE SPRÁVCE ZÍSKÁVÁ VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE? 

Vaše osobní údaje získává Správce přímo od Vás, když mu je samy poskytnete (zejména v případ vstupu do areálu společnosti, který je monitorován kamerovým systémem nebo v případě, pokud se zapojíte do soutěže organizované Správce v online prostředí). 

V některých případech získává Správce Vaše osobní údaje i z jiného zdroje, než přímo od Vás (zejména v případě, jestliže se Správcem uzavře smlouvu nebo si objedná jeho služby obchodní společnost, jejíž jste zaměstnancem nebo kontaktní osobou). Zdrojem Vašich osobních údajů je v takovém případě právě tato obchodní společnost.

V případě, že se ucházíte o zaměstnání ve Společnosti Správce prostřednictvím některé z personálních agentur, se kterými Správce spolupracuje, je zdrojem Vašich osobních údajů pro účely výběrového řízení personální agentura, se kterou spolupracujete.

 

2.          KATEGORIE ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ, PRÁVNÍ ZÁKLAD, ÚČELY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ A DOBA JEJICH ULOŽENÍ

Správce zpracovává Vaše osobní údaje v souladu se zásadou minimalizace údajů tak, aby mohl plnit uzavřené smlouvy, své právní povinnosti, zpracovával osobní údaje, na zpracovávání nichž má oprávněný zájem nebo aby zpracovával Vaše osobní údaje, na zpracovávání kterých jste mu udělili souhlas. Správce zpracovává osobní údaje vždy jen v takovém rozsahu, který je k dosažení konkrétních účelu zpracování nezbytný.

Při právních základech zpracování osobních údajů, kde plní Správce smluvní nebo právní povinnosti jsou osobní údaje, které Správce zpracovává, převážně specifikované v právních předpisech. Při zpracování osobních údajů, kde je právním základem souhlas nebo oprávněný zájem stanovuje kategorie zpracovávaných osobních údajů Správce, zvlášť pro každý účel zpracování. Konkrétní kategorie osobních údajů, které o Vás Správce při jednotlivých účelech zpracování zpracovává, jsou specifikovány v záznamech o činnostech zpracování, jejichž výňatek je jako tabulka účelů přílohou těchto Zásad.

Vaše osobní údaje jsou Správcem zpracovávány pouze na odůvodněné účely, po omezenou dobu a s využitím maximální možné míry zabezpečení. Osobní údaje jsou Správcem zpracovávány pouze tehdy, pokud na jejich zpracování existuje právní základ, a tedy jsou zpracovávány v souladu se zásadou zákonnosti tehdy, pokud je zpracování Vašich osobních údajů nezbytné pro:

(i)        plnění právních povinností, které se na Správce vztahuji – Správce zpracovává Vaše osobní údaje tehdy, pokud je takové zpracování nezbytné pro plnění jeho právních povinností. Těmito zákonnými povinnostmi jsou například povinnosti vyplývající z předpisů o účetnictví nebo z daňových předpisů;

(ii)       plnění smlouvy – Správce zpracovává Vaše osobní údaje i při plnění smlouvy (včetně realizace nezbytných opatření před uzavřením smlouvy), pokud jste s ním v postavení subjektu údajů uzavřeli smlouvu, a to v rozsahu potřebném k plnění smluvních povinností;

(iii)      účely oprávněných zájmů Správce nebo třetí strany – Správce realizuje takového zpracování výlučně v případech, kdy je zpracovávání nezbytné pro účely oprávněných zájmů Správce nebo třetí strany, a pokud nad těmito zájmy nepřevažují Vaše zájmy nebo Vaše základní práva a svobody jako subjektů údajů. Oprávněný zájem Správce aplikuje například při monitorování prostorů společnosti Správce kamerovým systémem nebo při některých činnostech spojených s prezentací Správce;

(iv)      pro účely, pro které udělíte svůj souhlas – v určitých případech může Správce zpracovávat Vaše osobní údaje i na základě souhlasu, pokud mu ho udělíte. K zpracovávání Vašich osobních údajů na základě Vašeho souhlasu může přicházet například při vyhotovování a zveřejňování fotografií během akcí pořádaných Správcem. Udělený souhlas můžete kdykoliv odvolat.

Vaše osobní údaje Správce uchovává vždy v souladu se zásadou minimalizace uložení. To znamená, že osobní údaje zpracovává výhradně po dobu, po kterou je nezbytné osobní údaje uchovávat. Po uplynutí této doby Správce osobní údaje vymaže, pokud příslušné právní předpisy nestanoví jinak (např. právní předpisy upravující vedení účetních dokladů). Konkrétní dobu uložení Vašich osobních údajů nebo kritéria pro její určení v případě, že není možné stanovit konkrétní dobu uložení, stanovil Správce v souladu s příslušnými právními předpisy tak, jak je to uvedeno ve výňatku ze záznamů o činnostech zpracování, který je přílohou těchto Zásad. Ve výše uvedené příloze najdete také konkrétní účely, pro které Správce zpracovává Vaše osobní údaje a právní základy jejich zpracování ve vztahu k danému účelu.

V souvislosti se zabezpečením osobních údajů přijal Správce příslušnou interní dokumentaci, ve které jsou blíže specifikovány bezpečnostní opatření, které byly za účelem zajištění Vašich osobních údajů Správcem přijaty.

 

3.          PŘÍJEMCI NEBO KATEGORIE PŘÍJEMCŮ

Vaše osobní údaje může Správce poskytnout určitým třetím stranám – zejména orgánům činným v trestním řízení nebo jiným dozorovým úřadům, které jsou v některých případech oprávněny zpracovávat osobní údaje získané Správcem.

K příjemcům Vašich osobních údajů může v případě vzniku škody na majetku Správce patřit i příslušná pojišťovna. Při zpracování Vašich osobních údajů na výše uvedené účely zpracování využívá Správce i nesledující zpracovatele (se kterými má uzavřené smlouvy o pověření se zpracováním osobních údajů, na základe kterých tyto subjekty dodržují přísná bezpečnostní opatření):

  • společnost, která Správci poskytuje služby technické zprávy a servisu kamerového systému,
  • spolčenost, která Správci poskytuje bezpečností strážní služby a služby zabezpečení objektů, 
  • společnost poskytující služby správy elektronického evidenčního softvéru (na evidenci návštěv),
  • společnost poskytující služby externího vedení účetnictví,
  • společnost poskytující externí cloudové úložiště.

Správce vede transparentní seznam všech svých zpracovatelů a na požádaní Vám jich identifikační údaje poskytne.

Některé Vaše osobní údaje mohou být poskytnuty také i naší mateřské společnosti – FM LOGISTIC ve Francii, jakož i jiným společnostem ve skupině podniků do které patří i naše společnost. Tuto činnost provádíme na základě našeho oprávněného zájmu v souladu s recitálem 48 Nařízení (zejména jde o údaje týkající se vykonáních obchodů a identifikačních údajů našich obchodních partnerů a zákazníků) a také v případě, když jsou Vaše fotografie z akcií organizovaných Správcem na základe Vašeho souhlasu (například den otevřených dveří) zveřejněny na webové stránce www.fmlogistic.cz, která je provozována mateřskou společností Správce. 

4.          PRÁVA SUBJEKTŮ ÚDAJŮ

Ochrana Vašich osobních údajů jako subjektů údajů se řídí ustanoveními Nařízení, přičemž jako subjekt údajů můžete prostřednictvím žádosti realizovat u Správce Vaše práva, kterými jsou:

Právo na přístup - máte právo na poskytnutí kopie osobních údajů, které o Vás máme k dispozici, jakož i na informace o tom, jak Vaše osobní údaje používáme. Ve většině případů Vám budou Vaše osobní údaje poskytnuté prostřednictvím elektronických komunikačních prostředků, pokud není z vaší strany požadované jinak

Právo na nápravu - přijímáme přiměřená opatření, abychom zajistili přesnost, úplnost a aktuálnost informací, které o Vás máme k dispozici. V případě, že osobní údaje, kterými disponujeme, jsou nepřesné, neúplné nebo neaktuální, tyto osobní údaje upravíme, aktualizujeme nebo doplníme na základě Vašeho podnětu.

 

Právo na výmaz (být zapomenut) - za určitých okolností máte právo nás požádat o vymazání Vašich osobních údajů, například v případě, že osobní údaje, které jsme o Vás získali, již nejsou potřebné k naplnění původního účelu zpracování nebo pokud odvoláte svůj souhlas se zpracováním osobních údajů. Uplatnění Vašeho práva na výmaz (práva na zapomenutí) posuzujeme na základě individuálních okolností každého konkrétního případu zpracování.

 

Právo na omezení zpracování - také máte právo nás požádat, abychom dále nezpracovávají Vaše osobní údaje. V případě, kdy si myslíte, že Vaše osobní údaje, které zpracováváme, nejsou správné, že zpracovávání je protizákonné a žádáte o omezení zpracovávání, že nepotřebujeme Vaše osobní údaje, ale potřebujete je Vy jako Dotyčná osoba při uplatňování právních nároků nebo v případě, když si myslíte, že Správce nemá oprávněný důvod Vaše osobní údaje dále zpracovávat, nebude Vaše osobní údaje dále zpracovávat.

 

PRÁVO ZNÉST NÁMITKU

Jako subjekt údajů máte právo vznést námitku vůči zpracovávání Vašich osobních údajů, například v případě, že zpracováváme Vaše osobní údaje na základě oprávněného zájmu nebo při zpracování, při kterém dochází k profilování. Pokud podáte námitky proti takovému zpracování osobních údajů, nebudeme Vaše osobní údaje dále zpracovávat, pokud neprokážeme nezbytné oprávněné důvody pro takové zpracovávání.

 

Právo na přenositelnost údajů - za určitých okolností máte právo požadovat předání Vašich osobních údajů jinému správci, jehož určíte. Právo na přenositelnost se však týká jen osobních údajů, které Správce zpracovává na základě souhlasu, který jste mu udělily, na základě smlouvy, které jste jednou ze smluvních stran nebo v případě, že Správce zpracovává Vaše osobní údaje automatizovanými prostředky.

 

Právo podat stížnost nebo podnět - v případě, pokud si myslíte, že při zpracovávání Vašich osobních údajů porušujeme předpisy o ochraně osobních údajů nebo že jsme Vaši žádost nevyřídili v souladu s těmito předpisy, můžete se se stížností obrátit na dozorový úřad, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů České republiky, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7; webové sídlo: https://www.uoou.cz/, tel. číslo: +420 234 665 111; E-mail: posta@uoou.cz.

 

PRÁVO VYLOUČIT SOUHLAS

Pokud Správce zpracovává Vaše osobní údaje na základě Vašeho souhlasu, máte právo udělený souhlas kdykoliv odvolat stejnou formou, jak jste ho udělili. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.

Uplatnění práv subjektů údajů - Vaše práva uvedená v tabulce výše si můžete uplatnit písemně, osobně nebo e-mailem na kontaktních adresách uvedených v úvodu tohoto dokumentu.

Odpověď na uplatnění Vašich práv poskytujeme bezplatně. Za určitých okolností, v případě opakované, neopodstatněné nebo nepřiměřené žádosti o uplatnění Vašich práv jsme oprávněni účtovat za poskytnutí informací přiměřený poplatek. Odpověď Vám poskytneme do jednoho měsíce ode dne, kdy jste si uplatnili Vaše práva. V určitých případech jsme oprávněni prodloužit lhůtu na poskytnutí odpovědi a to v případě vysokého počtu a komplexnosti žádostí subjektů údajů.

 

5.          PŘENOS DO TŘETÍCH ZEMÍ A MEZINÁRODNÍCH ORGANIZACÍ A PROFILOVÁNÍ

Správce nezpracovává Vaše osobní údaje profilováním, jako ani žádnou formou automatizovaného individuálního rozhodování, při kterém by docházelo k vyhodnocování Vašich osobních aspektů.

Správce standardně neprovádí přenos Vašich osobních údajů do třetích zemí (zemí mimo EU a EHS), v některých případech však může dojít k přenosu Vašich osobních údajů do společnosti ve skupině podniků Správce v rámci EU / EHS, přičemž následně může projít k přenosu dat touto společností do třetí země. Při jakémkoliv přenosu do třetích zemí jsou plně dodržovány podmínky stanovené pro předávání osobních údajů stanovené v Nařízení, přičemž samotný přenos těchto osobních údajů se vykonává zejména na základě uzavření standardních smluvních doložek o ochraně osobních údajů, resp. poskytnutí jiných přiměřených záruk ve smyslu článku 46 Nařízení.

K přenosu Vašich osobních údajů může docházet i při vedení evidence kontaktních údajů obchodních partnerů, které Správce ukládá na cloudovém úložišti provozovaného pobočkou společnosti Google v Evropě, která je v některých, příslušnými právními předpisy uvedených případech povinná přenést zpracovávané osobní údaje své mateřské společnosti do USA. Samotný přenos těchto osobních údajů se i v tomto případe vykonává zejména na základě uzavření standardních smluvních doložek o ochraně osobních údajů, resp. poskytnutí jiných přiměřených záruk ve smyslu článku 46 Nařízení. 

6.          SPRÁVCE JAK ZPRACOVATEL ZPRACOVÁVAJÍCÍ OSOBNÍ ÚDAJE JMÉNEM JINÉHO SPRÁVCE

Při poskytování některých služeb v oblasti balení, správy a dodávky zboží pro klienty Správce (dále jen „klienti"), může přicházet ke zpracovávání osobních údajů subjektů údajů Správcem jménem svých klientů (zákazníků klientů, zaměstnanců klientů a jiných osob). Při zpracovávání osobních údajů subjektů údajů jménem klientů vystupuje Správce v postavení zpracovatele osobních údajů podle čl. 4 bodu 8. Nařízení, přičemž správcem, který určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů je při tomto druhu zpracování zpracovávání osobních údajů klient.

Správce uzavírá se svými klienty smlouvu o pověření se zpracováním osobních údajů, v nichž jsou stanoveny podmínky zpracování osobních údajů dotčených osob Správcem jako zpracovatelem jménem svých klientů, a povinnosti týkající se zajištění přiměřené úrovně ochrany zpracovávaných osobních údajů.

Účely, právní základy, rozsah a okruh příjemců zpracovávaných osobních údajů Správcem jako zpracovatele jménem klientů je určen klienty, přičemž Správce v případech, kdy zpracovává osobní údaje subjektů údajů jménem svých klientů postupuje výhradně podle pokynů svých klientů a příslušných právních předpisů, plní povinnosti zpracovatele podle ustanovení předpisů o ochraně osobních údajů a s osobními údaji neprovádí žádné jiné zpracovatelské operace kromě těch, které Správci vyplývají z uzavřené smlouvy o pověření se zpracováním osobních údajů a účelů zpracování určených klientem.

7.          PLATNOST

Tyto Zásady jsou platné a účinné od 01.01.2021. Vzhledem k tomu, že se může v budoucnu vyžadovat aktualizaci uvedených informací o zpracování osobních údajů, je Správce oprávněn tyto Zásad kdykoli aktualizovat. V případě změny těchto zásad Vás Správce o změnách předem informuje.